Pensioenstukken bewaren, wat en hoe?

Je krijgt regelmatig informatie van je pensioenuitvoerder over jouw pensioenregeling. Welke van die pensioenstukken moet je bewaren voor je eigen administratie? En hoe kun je die het beste bewaren? In dit artikel een uitleg over pensioenstukken bewaren.

Waarom zou je pensioenstukken bewaren?

Voordat je allerlei informatie gaat bewaren is het goed om eerst de vraag te beantwoorden waarom je überhaupt pensioenstukken moet bewaren. Wat voegt het toe om al die informatie te bewaren?

De eerste reden is inzicht. Pensioen is jouw inkomen nadat je stopt met werken, of nadat je arbeidsongeschikt bent geworden. Het is ook het inkomen voor je nabestaanden wanneer jij komt te overlijden. De juiste informatie zorgt voor goed zicht op je eigen pensioensituatie, waardoor je goed plannen kunt maken.

De tweede reden is controle. Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Ook in de pensioensector worden fouten gemaakt. Dat kunnen administratieve fouten zijn, maar het kan ook zijn dat de afspraken niet goed worden nageleefd. Alleen met de juiste informatie kun je deze controle uitvoeren of laten uitvoeren.

Hoe moet je pensioenstukken bewaren

De meeste pensioeninformatie is digitaal beschikbaar. Het is dan ook het makkelijkst om de informatie digitaal te bewaren. Sla de stukken op per jaar! Dat kan zijn dat je een mapje aanmaakt per jaar. Je kunt ook de documentnaam voorzien van het jaartal.

Welke pensioenstukken moet je bewaren

Bewaar per jaar in ieder geval:

• de pensioenopgave
• de loonstrook van januari
• het pensioenreglement

En bewaar in geval van de volgende situaties de relevante correspondentie en overzichten:

• waardeoverdracht
• echtscheiding
• bij arbeidsongeschiktheid

De pensioenopgave bewaren

Ieder jaar krijg je van de pensioenuitvoerder een pensioenopgave. Download deze en sla die op in je map met pensioenstukken. Controleer meteen of je vreemde dingen ziet. Vergelijk de opgave met die van vorig jaar en kijk of je het verloop van je opbouw kunt volgen en logisch vindt. Check ook je basisgegevens zoals datum in dienst en je salaris.

Loonstroken bewaren

Pensioen is gebaseerd op je bruto loon. In veel pensioenregelingen is de peildatum voor de berekening januari. Dat betekent dat je pensioen gebaseerd is op het loon van januari. Bewaar ieder jaar die loonstrook en voeg die toe aan je pensioendossier. Wanneer jouw pensioenregeling een andere peildatum heeft, is het verstandig om de loonstrook te bewaren die bij die peildatum hoort.

Pensioenstukken bewaren, het pensioenreglement

De toezegging ligt vast in het pensioenreglement. Dat document is niet prettig en makkelijk om te lezen. Maar wel belangrijk om te kunnen controleren of alles juist wordt uitgevoerd. Reglementen wijzigen regelmatig, dus is het verstandig om het reglement ook regelmatig op te slaan.

Bijzondere situaties

Ik heb een aantal situaties beschreven waarin je alle relevantie correspondentie en overzichten moet bewaren. Dat gaat om een waardeoverdracht. Daarbij gaat je pensioen van de ene uitvoerder naar de andere. Dat is een standaard proces met strikte regels. Toch gaat daar soms iets verkeerd. Het is dus belangrijk om die informatie te bewaren.

Bij een echtscheiding worden afspraken gemaakt over de verdeling van pensioen. Of juist de afspraak om geen verdeling te laten plaatsvinden. Voorkom verrassingen achteraf en bewaar alle stukken in je pensioendossier.

Wanneer je arbeidsongeschikt wordt, heeft dat grote invloed op je pensioen. Bewaar dus alle brieven, opgaves en berekeningen.

Inloggen bij de uitvoerders

Veel informatie is te vinden in de portalen van de pensioenuitvoerders. Je kunt je dus afvragen of je wel zelf alles moet bewaren. Want je logt in en je ziet wat je moet weten. Dat is voor een groot deel waar. Maar tegelijkertijd ben je ook kwetsbaar. Want wie garandeert jou dat alle informatie altijd beschikbaar blijft in de portal. En wie zegt jou dat de portal altijd beschikbaar blijft. Veel pensioenuitvoerders zijn de afgelopen decennia verdwenen door fusies, overnames of liquidaties. Die ontwikkeling gaat nog wel even door en dat heeft dus ook effect op de beschikbaarheid van informatie. Zorg overigens dat je inlog bij de uitvoerder altijd gekoppeld is aan je DigiD of je privé mailadres en niet je zakelijke email. Op die manier hou je altijd toegang tot de informatie, ook wanneer je niet meer bij je werkgever werkt.

Klusje voor in de zomervakantie

Het is logisch dat je niet heel het jaar bezig bent met je pensioen en je eigen pensioenadministratie. Zet daarom eens per jaar een reminder in je agenda om de stukken van dat jaar te downloaden en op te slaan. Ik denk dat het je maar een paar minuten kost. Een mooi klusje om in de zomervakantie op te pakken.

Foto: Andrea Piacquadio via Pexels